Die Registrierung der Registrierkasse bis spätestens 31. März 2017


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Die Registrierung der Registrierkasse bis spätestens 31. März 2017.

Allgemeines

 Nachdem 2016 die Verpflichtung zur Führung einer Registrierkasse eingeführt wurde, wenn bestimmte Grenzen an Bareinnahmen überschritten werden, gibt es bis März 2017 eine weitere „Hürde“ zu nehmen: die Registrierung der Registrierkasse“. Die Finanz nennt diese Registrierung „Sicherheitseinrichtung in Registrierkassen“. Das Ganze soll Manipulationen an der Registrierkasse verhindern.

 Die Registrierkassensicherheitsverordnung

 Unter diesem sperrigen Begriff verbirgt sich die Rechtsgrundlage für diese zusätzliche Sicherheitseinrichtung.

Ab 1. April 2017 muss die Registrierkasse mit einer Sicherheitseinrichtung versehen sein. Bei dieser Einrichtung handelt es sich um eine sogenannte „Signatur- oder Siegelerstellungseinheit. Sie „signiert“ jeden Beleg elektronisch. Auf den Belegen ist ein QR-Code (oder Link) anzudrucken. Durch diese Signaturen auf den einzelnen Belegen sind alle Barumsätze in chronologischer Reihenfolge miteinander verknüpft. Manipulationen würden diese Verknüpfung unterbrechen.

Bis 31. März 2017 sind die bis dahin erworbenen Sicherheitseinrichtungen und Registrierkassen beim Finanzamt zu registrieren.

Das Bundesministerium für Finanzen hat für die Inbetriebnahme einen „5 – Schritte – Plan“ schriftlich herausgegeben, den Sie unter folgendem Link abrufen können:

https://www.bmf.gv.at/services/publikationen/BMF-BR-US_Sicherheitseinrichtung_RegK_112016.pdf?5o2lsh

Was ist zu tun, um die Sicherheitseinrichtungen vorschriftsmäßig in Betrieb zu nehmen?Beschaffung der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit:

1.)Eine Signaturkarte muß bei einem zugelassenen Vertraunsdiensteanbieter erworben werden. In Österreich sind dafür die Firmen A-Trust und Globaltrust zugelassen und bieten entsprechende Produkte an. Zur Einrichtung des Zertifikats muss das Unternehmen dem Vertrauensdiensteanbieter seine Steuernummer, seine UID oder die sogenannte „GLN“-Nummer zur Eintragung im Zertifikat bekannt geben.

2.)Initialisierung der manipulationssicheren Registrierkasse

Im nächsten Schritt geht es um die „Initialisierung“ der Registrierkasse: Die Signatur- und Siegelerstellungseinheit muss mit der Registrierkasse verbunden werden. Und die entsprechende Funktion in der Software der Registrierkasse muss aktiviert werden (möglicherweise ist dazu ein Software-Update erforderlich). Das können Mitarbeiter Ihres Betriebes oder ein Servicetechniker Ihres Kassenlieferanten erledigen.

3.)Erstellung des Startbeleges

Nun muss ein Startbeleg erstellt werden: Dazu ist ein Nullumsatz zu bonieren, der zur sicheren Verkettung mit den darauffolgenden „realen“ Registrierkassenumsätzen verwendet wird. Entweder kann das eine Funktion der Registrierkassensoftware übernehmen, oder ein Mitarbeiter des Unternehmens bzw. der Servicetechniker des Kassenlieferanten gibt manuell einen Null-Umsatz ein.

Nächster Schritt ist die Vergabe eines AES-Schlüssels. Dieser Schlüssel kann vom Steuerpflichtigen frei gewählt werden oder von der Registrierkassensoftware zufällig vergeben werden.

4.)Registrierung über Finanz-Online
Danach erfolgt die Registrierung bei der Finanzverwaltung: Das Signatur- und Siegelzertifikat, der AES-Schlüssel und die Kassenidentifikationsnummern aller verwendeten Registrierkassen müssen über FinanzOnline bei der Finanzverwaltung registriert werden.

5.)Prüfung des Startbeleges mittels BMF Belegcheck-App
Der Startbeleg muss nach der Registrierung bei der Finanzverwaltung überprüft werden. Das ist mit einer App möglich, die von der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt wird, oder mittels einer Funktion der Registrierkasse. Dabei wird überprüft, ob die verschlüsselten Daten mit den bei der Finanzbehörde bekanntgegebenen Daten entschlüsselt werden können. Wenn die Überprüfung erfolgreich ist, wurde die Registrierkasse manipulationssicher eingerichtet.

Weitere Meldepflichten während des Betriebs der Registrierkasse

Der ordnungsgemäße Betrieb der Registrierkasse oder des Kassensystems sieht auch vor, dass nach der erstmaligen Inbetriebnahme bestimmte Ereignisse fristgerecht an die Finanzverwaltung zu melden sind (z.B. der Ausfall einer Registrierkasse).

Darüber hinaus muss nicht nur der Startbeleg auf formale Richtigkeit überprüft werden, sondern es bestehen auch Bestimmungen über zu signierende Kontrollbelege zum Monats- bzw. Jahresende. Der Monatsbeleg für Dezember ist gleichzeitig der Jahresbeleg. Dieser ist zusätzlich auszudrucken oder elektronisch zu erstellen, aufzubewahren und mittels der BMF-Belegcheck-App zu prüfen.

Achtung: Bitte beachten Sie, dass alle diese Schritte der Registrierung bis Ende März 2017 durchgeführt werden müssen und aufgrund der komplexen Vorgangsweise ein entsprechender Zeitpolster eingeplant werden sollte!

 

Mit besten Grüßen

Christine Casapicola

Wien, im Jänner 2017

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