Liebe Klienten,
bei Prüfungen der Lohnverrechnung sind Autos, die Dienstnehmern auch zur privaten Nutzung überlassen werden und insbesondere auch die „Poolcars“ ein Dauerbrenner. Das Thema Auto ist bei jeder Prüfung im Scheinwerferlicht, wobei gerade hier teure Fehler im Vorfeld vermieden werden können.
Ermittlung des „normalen“ Sachbezuges
Stellen Arbeitgeber ihren Mitarbeitern ein Kraftfahrzeug auch zur unbeschränkten privaten Nutzung zur Verfügung, ist dafür in der Lohnverrechnung ein Sachbezug anzusetzen. Abhängig vom CO²-Ausstoß kommen dabei 2 %, 1,5 % oder 0 % (Elektro-Fahrzeuge) der Anschaffungskosten zum Ansatz.
Die Berechnung des Sachbezuges im einzelnen Fall machen wir für unsere Payroll-Mandanten. Hier gibt es bei den Prüfungen keine Beanstandungen. Was manchmal vorkommt ist, dass uns die Zuordnung von KFZ zu bestimmten Mitarbeitern nicht entsprechend mitgeteilt wird. Bitte kontrollieren sie regelmäßig die Vollständigkeit und Richtigkeit ihrer Dienstwagen-Liste und die Weitergabe der korrekten Daten an uns!
Erfolgt eine geringere Privatnutzung – das heißt im Durchschnitt nicht mehr als 500 Kilometer pro Monat bzw. höchstens 6.000 Kilometer pro Jahr – kommt nur der halbe Sachbezug (1 % bzw 0,75 %) zur Anwendung. Wird nur der halbe Sachbezug angesetzt, so ist in jedem Fall ein geeigneter Nachweis in Form eines lückenlosen Fahrtenbuches zu erbringen.
Aufgrund unserer Erfahrungen mangelt es sehr oft an den lückenlosen Fahrtenbüchern zwecks Nachweises der geringen privaten Nutzung. Wir empfehlen daher unseren Mandanten, diese Variante (= halber Sachbezug) möglichst zu meiden! Sollten sie trotzdem Mitarbeiter mit halben Sachbezug KFZ haben, bitten wir sie die Fahrtenbücher regelmäßig auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen und die Fahrtenbücher auch entsprechend für spätere Prüfungen sorgfältig aufzubewahren!
Wichtig ist, dass jede Fahrt auch vollständig und leserlich eingetragen wird: z. B. Zeitpunkt Abfahrt, Zeitpunkt Rückkehr, Fahrtstrecke, Zweck der Fahrt, bei Kundenbesuch: welcher Kunde wurde besucht, Privatfahrt, km-Stand am Anfang der Fahrt, km-Stand am Ende der Fahrt.
Poolfahrzeuge
Bei den Poolfahrzeugen ist der bei unseren Mandanten am häufigsten vorkommenden Fall jener, dass ein Poolfahrzeug von mehreren Dienstnehmern benutzt wird und die Nutzung ausschließlich betrieblich erfolgt. Bei ausschließlicher betrieblicher Nutzung ist bei den Dienstnehmern auch kein Sachbezug anzusetzen. Allerdings legen die Finanzverwaltung bzw. die Sozialversicherung sehr strenge Anforderungen an den Nachweis der ausschließlich betrieblichen Nutzung. Dieser Nachweis kann in der Praxis nur durch ein lückenloses und zeitnah geführtes Fahrtenbuch erbracht werden. Es dürfen keine (auch noch so geringfügige) Privatfahrten erfolgen.
Bitte prüfen sie regelmäßig die Richtigkeit und Vollständigkeit des Fahrtenbuches für ein Poolcar. Wichtig ist, dass jede Fahrt auch vollständig und leserlich eingetragen wird: z. B. Zeitpunkt Abfahrt, Zeitpunkt Rückkehr, Fahrtstrecke, Zweck der Fahrt, bei Kundenbesuch: welcher Kunde wurde besucht, km-Stand am Anfang der Fahrt, km-Stand am Ende der Fahrt. Bitte bewahren sie die Fahrtenbücher für spätere mögliche Prüfungen sorgfältig auf.
Verkauf eines Fahrzuges
Erfolgt der Verkauf eines arbeitgebereigenen Kraftfahrzeuges an einen Mitarbeiter zu einem vergünstigten Preis, liegt ein steuerpflichtiger Vorteil aus dem Dienstverhältnis vor.
Hier ist die Differenz zwischen dem Verkaufspreis an den Dienstnehmer und dem Mittelwert aus Händler-Einkaufspreis und Händler-Verkaufspries laut EUROTAX-Liste inklusive USt und NoVA als Sachbezug anzusetzen. Ein niedrigerer Sachbezug könnte anhand geeigneter Unterlagen, z. B. Bewertungsgutachten, nachgewiesen werden.
Mit besten Grüßen
Manfred Gross
Wien, im Februar 2025
