Liebe Klienten,
Wie einst der ehemalige deutsche Bundeskanzler Helmut Schmidt sehr treffend formulierte, haben die, die verpflichtet sind Steuern zu bezahlen, auch das Recht, Steuern zu sparen. In diesem Sinne ist das Homeoffice-Pauschale eine Möglichkeit, Steuern zu sparen, auch wenn die betraglichen Auswirkungen überschaubar sind.
Homeoffice
Unter Homeoffice versteht die Finanzverwaltung im Regelfall das Arbeiten zu Hause, in der eigenen Wohnung. Allerdings fällt nicht nur die private Wohnung des Arbeitnehmers unter diesen Begriff, sondern auch die Wohnung des Partners oder von nahen Angehörigen, wenn der Arbeitnehmer dort im Homeoffice tätig wird. Nicht erfasst sind dagegen Restaurants, Cafés, Vereinslokale oder etwa Parkanlagen.
Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Voraussetzung für das Homeoffice-Pauschale ist eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Diese Vereinbarung kann eine kollektivvertragliche oder individuelle Vereinbarung, aber auch eine Betriebsvereinbarung sein. Auch eine Homeoffice-Tätigkeit auf Basis einer Dienstanweisung durch den Arbeitgeber ist als Vereinbarung anzusehen.
Homeoffice-Tage
Als Homeoffice-Tage gelten nur jene Tage, an denen die gesamte berufliche Tätigkeit ausschließlich in der Wohnung ausgeübt wird. Arbeitet man beispielsweise nur den halben Tag in der Wohnung und fährt nachher ins Büro oder auf Dienstreise, so liegt kein Homeoffice-Tag vor. Das Arbeitsausmaß des Dienstnehmers (Vollzeit/Teilzeit) ist in diesem Zusammenhang nicht relevant. Für die geleisteten Homeoffice-Tage besteht Aufzeichnungspflicht.
Bezahlung eines Homeoffice-Pauschales
Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer, der im Homeoffice arbeitet, bis zu EUR 3 pro Homeoffice-Tag steuerfrei ausbezahlen, um dessen Mehraufwendungen im Zusammenhang mit dem Homeoffice abzudecken. Dies ist für höchstens 100 Homeoffice-Tage im Jahr möglich. Somit können bis zu EUR 300 pro Jahr und Arbeitnehmer steuerfrei ausbezahlt werden. Wird eine höhere Pauschalabgeltung vereinbart, so ist der übersteigende Betrag steuerpflichtig.
Homeoffice-Tage am Jahreslohnzettel (L16)
Der Dienstgeber hat am Jahreslohnzettel (L16) die im gesamten Kalenderjahr im Homeoffice verbrachten Homeoffice-Tage anzuführen. Dieser Vermerk am Jahreslohnzettel ist Voraussetzung für die Steuerfreiheit von ausbezahlten Homeoffice-Tagen als auch für die Geltendmachung/Berücksichtigung des Homeoffice-Pauschales als Werbungskosten (siehe nächster Punkt).
Homeoffice-Pauschale als Werbungskosten
Wird der steuerfreie Höchstbetrag von EUR 3 pro Tag nicht zur Gänze ausgeschöpft oder gewährt der Arbeitgeber gar kein Homeoffice-Pauschale, kann der Arbeitnehmer Differenzwerbungskosten geltend machen.
Voraussetzung ist, dass die Homeoffice-Tage vom Dienstgeber erfasst werden und in den Jahreslohnzettel (L16) entsprechend eingetragen werden. (siehe oben).
Beispiel:
A arbeitet im Jahr 2023 an 115 Tagen ausschließlich in seiner Wohnung. Er erhält von seinem Arbeitgeber für 50 Tage ein Homeoffice-Pauschale von EUR 3 pro Tag, in Summe also EUR 150. A kann demnach in seiner Arbeitnehmerveranlagung einen Betrag von EUR 150 als Werbungskosten geltend machen.
Mit besten Grüßen
Manfred Gross
Wien, im April 2024
