Liebe Klienten,
die steuerlichen Home-Office Regelungen sind Anfang April 2021 im „2. COVID-19-Steuermaßnahmengesetz“ kundgemacht worden. Das sind die wichtigsten Punkte:
Home-Office-Pauschale
Der Arbeitgeber hat in den Jahren 2021 bis 2023 die Möglichkeit, seinen ArbeitnehmerInnen im Ausmaß von bis zu drei Euro pro Home-Office-Tag (= jener Arbeitstag, an welchem die berufliche Tätigkeit der ArbeitnehmerInnen ausschließlich in der Wohnung ausgeübt wird), maximal jedoch EUR 300 pro Kalenderjahr, ein nicht steuerbares Home-Office-Pauschale zu gewähren. Wird das Pauschale nicht ausgeschöpft, können ArbeitnehmerInnen die Differenz als Werbungskosten in den Arbeitnehmerveranlagungen 2021 bis 2023 geltend machen.
Digitale Arbeitsmittel
Der Wert von „digitalen Arbeitsmitteln“ wie z.B. Notebooks, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für seine berufliche Tätigkeit unentgeltlich überlässt, zählt nicht zu den steuerpflichtigen Einkünften. Daher ist dafür auch kein Sachbezug in der Lohnverrechnung anzusetzen.
Werbungskosten für ergonomisch geeignetes Mobiliar
Bisher waren Ausgaben für Einrichtungsgegenstände nur dann abzugsfähig, wenn ein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer vorlag. Nach der Neuregelung kann – nun auch ohne Vorliegen eines Arbeitszimmers – ergonomisch geeignetes Mobiliar eines in der Wohnung eingerichteten Arbeitsplatzes (insbesondere Schreibtische, Drehstühle und Beleuchtung) bis zu Euro 300 pro Jahr als Werbungskosten geltend gemacht werden, wenn zumindest 26 Home-Office-Tage im Kalenderjahr geleistet werden.
Das gilt schon für das Kalenderjahr 2020, wobei ein abweichender Höchstbetrag von Euro 150 besteht. Für das Kalenderjahr 2021 gilt, dass ein Betrag von Euro 300 abzüglich dem im Jahr 2020 berücksichtigten Betrag geltend gemacht werden kann. Damit können in den beiden Jahren 2020 und 2021 insgesamt nur maximal Euro 300 berücksichtigt werden.
Handlungsbedarf für Dienstgeber
Durch die Neuerungen in Zusammenhang mit Homeoffice-Tätigkeiten besteht für Unternehmen ein entsprechender Handlungsbedarf, wobei insbesondere die folgenden Punkte zu beachten sind:
Home-Office-Vereinbarung
Wichtig ist, dass für Tätigkeiten im Homeoffice aus arbeitsrechtlicher Sicht ein Einvernehmen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer herzustellen ist und es hierfür einer entsprechenden vertraglichen Vereinbarung bedarf. Dies kann sowohl auf kollektivvertraglicher Basis als auch mittels Betriebsvereinbarung oder auch durch individuelle Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer erfolgen.
Eine derartige Vereinbarung empfiehlt sich aus Unternehmenssicht insbesondere auch deshalb, um die zeitlichen und inhaltlichen Rahmenbedingungen für Tätigkeiten im Home-Office für beide Seiten klar und eindeutig festzulegen. Neben arbeitsrechtlichen Überlegungen ist eine diesbezügliche Vereinbarung auch für steuerliche Zwecke geboten (ergonomisch geeignetes Mobiliars und Home-Office-Pauschale).
Digitale Arbeitsmittel
Der Arbeitgeber ist aus arbeitsrechtlicher Sicht grundsätzlich zur Bereitstellung der für die Tätigkeit benötigten Arbeitsmittel verpflichtet und hat dem Arbeitnehmer somit auch die notwendigen digitalen Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen. Unter digitalen Arbeitsmitteln werden nach den Erläuterungen die IT-Hardware und die Datenverbindung verstanden. Werden diese Arbeitsmittel hingegen nicht zur Verfügung gestellt, so ist arbeitgeberseitig ein angemessener Kostenersatz zu leisten, der im Rahmen der Home-Office-Pauschale nicht steuerpflichtig ist.
Dokumentationspflichten
Der Arbeitgeber muss die Anzahl der steuerrelevanten Home-Office-Tage am Lohnkonto des Arbeitnehmers erfassen. Außerdem ist die Höhe des unversteuert ausbezahlten Home-Office-Pauschales am Lohnzettel (L16) auszuweisen. Diese Dokumentationspflichten gelten grundsätzlich ab dem Jahr 2021. Wurden im Unternehmen bisher noch keine Aufzeichnungen über Home-Office-Tage geführt so ist es laut Finanz vertretbar, die Home-Office-Tage für das erste Halbjahr auf Basis (plausibler) Schätzungen zu ermitteln.
Mit besten Grüßen
Manfred Gross
Wien, im Mai 2021
